Sie wachen auf und fühlen sich schrecklich und Sie wissen, dass Sie sich heute nicht zur Arbeit melden können.
Ihrem Chef mitzuteilen, dass Sie nicht zur Arbeit kommen können, ist beängstigend, selbst wenn Ihr Büro eine laxe Richtlinie für Abwesenheiten hat. Sie möchten nicht, dass Ihr Chef den Eindruck hat, dass Sie nachlassen, aber Sie möchten auch nicht so viele Informationen preisgeben, dass das Gespräch unangenehm wird.
Wenn Sie nicht zur Arbeit kommen können, müssen Sie eine Krankheitstag-E-Mail schreiben. (Bildquelle)
In diesem Lernprogramm erfahren Sie alles, was Sie zum Schreiben einer professionellen E-Mail für den Krankentag benötigen, sowie einfach zu bearbeitende Vorlagen. Sie finden auch Tipps zum Schreiben einer Krankheitstag-E-Mail für wiederkehrende oder unsichtbare Krankheiten.
1. Befolgen Sie das Firmenprotokoll
Befolgen Sie das Protokoll für Abwesenheiten im Handbuch Ihres Arbeitgebers oder verwenden Sie die bevorzugte Kommunikationsmethode Ihres Vorgesetzten. Für manche bedeutet dies, dass Sie Ihren Vorgesetzten mindestens zwei Stunden vor Ihrer Schicht informieren müssen. Bei einigen Unternehmen müssen Sie sich krank melden, anstatt eine E-Mail oder einen Text zu senden. Möglicherweise müssen Sie auch Ihre Kollegen und Kunden darüber informieren, dass Sie nicht im Büro sind.
Einige Arbeitgeber benötigen einen ärztlichen Hinweis für Blätter, die länger als drei Tage dauern. Es gibt aber auch strenge Unternehmen, bei denen Sie eine ärztliche Notiz einreichen müssen, auch wenn Sie nur einen Tag abwesend sind. Fragen Sie Ihren Vorgesetzten oder prüfen Sie Ihren Arbeitsvertrag, wenn Sie nicht sicher sind, wo sich Ihr Arbeitgeber auf den Notizen Ihres Arztes befindet.
2. Mach es früh
E-Mail bei Krankheit oder vorher telefonieren, sobald Sie feststellen, dass Sie nicht zur Arbeit kommen können. Plötzliche Krankheiten und Ausflüge in die Notaufnahme können die Arbeit vergessen. Es liegt jedoch in Ihrer Verantwortung, Ihren Manager anzurufen, sobald Sie können. Sie möchten sie nicht ahnungslos über Ihren Verbleib lassen.
3. Was Sie in Ihre Sick Day E-Mail aufnehmen sollten
Halten Sie Ihre E-Mail klar und präzise. Nachfolgend finden Sie eine Liste mit den Informationen, die Sie bei einem Anruf oder einer E-Mail-Adresse bei Krankheit angeben müssen:
- Grund für Ihre Abwesenheit. Halten Sie diesen Teil frei, ohne auf zu viele Details einzugehen. Schreiben Sie die spezifische Krankheit und die Hauptsymptome auf, die Sie daran hindern, ins Büro zu kommen. Sie müssen nicht alles auflisten.
- Wie lange wirst du von der Arbeit abwesend sein?. Dies ist vorhersagbar für viele Krankheiten wie Grippe oder Erkältung, bei denen der schlimmste in ein oder zwei Tagen vorüber ist. Wenn Sie nicht sicher sind, wann Sie wieder da sind, fragen Sie Ihren Arzt, wie lange es dauern kann, bis Sie sich erholt haben.
- Ermitteln Sie Ihre Verfügbarkeit, um zu kommunizieren.Informieren Sie Ihren Vorgesetzten, ob Sie Fragen per E-Mail beantworten können. Sie können auch eine Notrufnummer angeben, falls diese Sie erreichen müssen.Wenn Sie zu krank sind, um auf E-Mails zu antworten, seien Sie ehrlich und machen Sie deutlich, dass Sie während Ihrer Abwesenheit nicht erreichbar sind.
- Klären Sie, ob Sie arbeiten oder nicht.Dies gilt für Telearbeiter, Remote- oder leitende Angestellte, von denen erwartet wird, dass sie auch im Urlaub weiterarbeiten. Ihr Vorgesetzter kann Ihnen die Telearbeit ermöglichen, wenn Sie ansteckend sind, aber nicht zu krank für eine volle Bettruhe sind.
- Arztbrief und andere Unterlagen. Erwähnen Sie alle ärztlichen Notizen, Rezepte oder ärztlichen Atteste, die Sie zur Unterstützung Ihres Antrags auf Krankheitsurlaub bereitstellen können.
- Nennen Sie Ihre Punktperson.Erwähnen Sie, wer Ihre aktuellen Projekte und Besprechungen übernehmen wird, damit Ihr Vorgesetzter weiß, an wen er sich bei Fragen zu Ihren Aufgaben wenden muss. Du kannst einfach schreiben, "Ben wird heute Nachmittag meine Kundenbesprechungen übernehmen und ist auch über meine Projekte mit Client X auf dem Laufenden."
- Professionelles Schließen. Beenden Sie die E-Mail-Adresse Ihres Kranken Tages mit einem einfachen Abschluss und Ihrem Namen.
Sie können Ihrem Team auch eine gekürzte Version dieser E-Mail senden, in der keine Angaben zu Ihrer Erkrankung und dem Hinweis des Arztes enthalten sind.
Sick Day E-Mail-Beispiel für Ihr Team
Hallo Team,
Sorry, aber ich kann es heute nicht schaffen. Ich habe ein
(Grippe / Erkältung / Bauchschmerzen usw.), also werde ich den tag frei nehmen. Ich stehe zur Verfügung (beantworte E-Mails / Fernarbeit). "
Es ist auch eine gute Idee, eine Abwesenheits-E-Mail einzurichten, um alle anderen, mit denen Sie arbeiten, auf dem Laufenden zu halten.
4. Sick Leave E-Mail-Vorlagen
Hier sind verschiedene Vorlagen, die Ihnen zeigen, wie Sie krank werden, abhängig von Ihren Umständen:
1. Einfacher kranker Tag E-Mail-Beispiel
Verwenden Sie diese Vorlage, wenn Sie nur einen Tag abwesend sind. Es ist kurz und enthält nicht viele Details, da für eine eintägige Abwesenheit keine fünf Absätze benötigt werden.
"Hallo
(Name des Managers),Ich möchte Ihnen per E-Mail mitteilen, dass ich es heute nicht schaffen kann,
(Datum), da bin ich mit einem runtergekommen(deine Krankheit). Ich kann E-Mails beantworten, wenn Sie dringend Hilfe benötigen(Name des Mitarbeiters)wird meine Arbeitsbelastung heute bearbeiten, um sicherzustellen, dass alle Termine eingehalten werden.Danke für dein Verständnis,
(Dein Name)"
Der Satz "dringende Hilfe“Gibt an, dass Sie nicht den ganzen Tag auf E-Mails prüfen und antworten werden. Betrachten Sie es als eine subtile Art zu sagen, dass Sie Zeit brauchen, um sich auszuruhen, aber Sie erfüllen auch Ihre Verpflichtungen und können eingreifen, wenn eine Situation entsteht, die nur Sie lösen könnten. Entferne den Satz "dringende Hilfe" wenn Sie planen, E-Mails wie an einem normalen Tag im Büro zu beantworten.
2. Sick-Day-E-Mail-Beispiel mit Aufforderung zur Nutzung des bezahlten Urlaubs
Verwenden Sie diese Vorlage, wenn Sie eine ärztliche Notiz haben und Ihren Krankenurlaub nutzen, um die Abwesenheit zu decken.
"Sehr geehrter
(Name Ihres Managers),Ich kann mich heute nicht bei der Arbeit melden, weil ich unter dem Wetter bin und eine
(Symptome, die Sie erleben). Ich bin gestern Abend in die Notaufnahme gegangen und der Arzt hat bestätigt, dass ich bekommen habe (Diagnose des Arztes).Der Arzt verordnete
(X arbeitsfrei)da ich(muss sich ausruhen, bin ansteckend), Also habe ich gefragt(Name des Mitarbeiters)mein Treffen mit übernehmen(Name des Kunden)diesen Nachmittag. Sie erledigen auch meine anstehenden Aufgaben, wenn ich nicht da bin. Ich bin per E-Mail für Ihre dringenden Bedürfnisse erreichbar.Ich habe auch die Notiz des Arztes an diese E-Mail angehängt. Ich würde mich freuen, wenn Sie diese E-Mail mit der Anlage an die Personalabteilung weiterleiten, damit sie meinen Krankenstand bearbeiten können. Danke für deine Hilfe.
Grüße,
(Dein Name)”
Entfernen Sie den Satz, dass Sie in die Notaufnahme gegangen sind, wenn Sie es nicht getan haben, oder tauschen Sie ihn einfach aus den Arzt aufsuchen wenn Sie zum Arzt gegangen sind, nachdem Sie von der Arbeit nach Hause gekommen sind.
Beachten Sie, dass das US-amerikanische Bundesgesetz nicht verlangt, dass Unternehmen laut Arbeitsministerium bezahlten Krankenurlaub anbieten. Andere Länder haben möglicherweise eigene Arbeitsgesetze in Bezug auf Krankheitsurlaub. Überprüfen Sie Ihren Arbeitsvertrag, bevor Sie diese Vorlage verwenden.
Human Resources (HR) ist nicht immer für die Genehmigung von Krankheitsfällen verantwortlich. Manchmal hat Ihr Vorgesetzter das letzte Wort, daher möchten Sie möglicherweise diesen Teil der Vorlage gemäß den Richtlinien Ihres Arbeitgebers anpassen.
3. Sick E-Mail-Vorlage für unbefristeten Urlaub
Verwenden Sie diese Vorlage, wenn Sie nicht sicher sind, wann Sie sich wieder bei der Arbeit melden können.
"Sehr geehrter
(Name des Managers),Ich schreibe das, um Sie wissen zu lassen, dass ich heute nicht ins Büro komme. Ich habe gefühlt
(krank, leichtsinnig usw.)seit (gestern abend, gestern usw.) und gestern erst einen Arzt gesehen.Sie haben mich bei mir diagnostiziert
(deine Krankheit)und verschriebene Medikamente, die dauern werden(X Tage). Ich fühle mich ein bisschen besser, da die erste Dosis der Medikamente wirksam geworden ist, aber es wurde mir geraten, zu Hause zu bleiben, da es eine Weile dauern wird, bis ich mich vollständig erholt habe.Ich werde mein Bestes geben, um Sie zu informieren, falls ich morgen nicht zur Arbeit kommen kann, damit wir einige temporäre Vorkehrungen für meine Arbeitsbelastung treffen können. Inzwischen,
(Name des Kollegen)hat zugestimmt, sich um meine Aufgaben für den Tag zu kümmern. "
Allgemeine Informationen zum Schreiben professioneller E-Mails finden Sie in der folgenden Anleitung:
5. Vereinbaren Sie jemanden, der Sie abdeckt
Haben Sie bemerkt, dass alle oben genannten E-Mail-Beispiele eine Weitergabe Ihrer Aufgaben an einen vertrauenswürdigen Kollegen beinhalten? Sie sollten bereits mit dem Kollegen ein vorab festgelegtes Arrangement haben, bevor Sie abwesend sein müssen, sodass Sie diese Gunst nur dann anfordern können, wenn Sie sie benötigen.
Die mangelnde Rücksichtnahme Ihres Kollegen ist nicht der einzige Grund für ein vorbestimmtes Arrangement. Ihr Kollege muss wissen, wie er Ihre Arbeit erledigt, wo er nach bestimmten Dateien auf Ihrem Computer sucht und wer Ihre Kontakte zu Kunden oder Anbietern sind. Andernfalls werden sie beim Füllen für Sie ahnungslos aussehen.
Sie müssen nicht die Informationen eines Lehrbuchs über Ihre Arbeit vorbereiten. Stellen Sie einfach einige Notizen zu Ihren Aufgaben zusammen, wie zum Beispiel:
- Berichte, die Sie schreiben und wann sie fällig sind, damit Ihr Kollege sie tun kann, falls Ihr Krankheitsurlaub mit einer Frist zusammenfällt
- Kontakte in anderen Abteilungen und Unternehmen, mit denen Sie zusammenarbeiten, einschließlich Namen, E-Mails und Jobtitel
- laufende Liste der anstehenden Projekte und der beteiligten Personen
- Anweisungen zum Umgang mit Aufgaben, die nur Sie erledigen können, damit andere es tun können, wenn Sie zu krank sind, um von zu Hause aus zu arbeiten
- relevante Quellen wie Websites, Bücher oder Personen
6. Richten Sie eine Abwesenheitsnachricht ein
Wenn Sie dies noch nicht getan haben, richten Sie eine Abwesenheitsnachricht ein, um die Benutzer darauf hinzuweisen, dass Sie nicht arbeiten und keine E-Mails beantworten können. Sie müssen diese Nachricht nur aktivieren, wenn Sie sich krank gemeldet haben und Ihren Chef darüber informiert haben, dass Sie keine E-Mails zu Hause beantworten können.
Dies ist jedoch nicht die kritische E-Mail-Nachricht, die Sie für Ihren Chef und Ihre Kollegen geschrieben haben. Sie müssen nicht Personen außerhalb Ihres Teams über Ihre Krankheit informieren, ganz zu schweigen von Ihren Symptomen. Sie möchten wahrscheinlich auch nicht die Details hören.
Nachfolgend finden Sie eine einfache Abwesenheitsnachricht, die Sie in Google Mail, Outlook oder einem anderen E-Mail-Anbieter einrichten können.
“
(Gruß),Ich komme aus dem Büro aus
(Anfangsdatum)bis um(Endtermin).Kontaktieren Sie bitte
(Name)beim(E-Mail-Addresse)oder(Telefonnummer)für Ihre dringenden Anliegen. Ansonsten kümmere ich mich nach meiner Rückkehr um Ihre E-Mails. Vielen Dank."
7. Sonderfälle: Sick-Day-E-Mails für wiederkehrende und unsichtbare Krankheiten
Vor ein paar Jahren rief ich bei der Belegschafts-Hotline an, um krank zu sein, ein Standardverfahren für meine damalige Arbeit. Nachdem ich erklärt hatte, warum ich nicht zur Arbeit kommen konnte, beschimpfte mich die Person in der anderen Leitung, weil dies das dritte Mal in sechs Monaten war, dass ich mich aus demselben Grund krank gemeldet hatte. Mein Grund war eine unsichtbare Krankheit - eine der vielen Beschwerden, bei denen die Person in Ordnung zu sein scheint, es sei denn, Sie sehen alle verschreibungspflichtigen Arzneimittel, die sie einnehmen.
Es gibt viele unsichtbare und wiederkehrende Krankheiten, von denen einige überschaubar genug sind, um einen Job zu haben. Nach meinen Recherchen sieht es so aus, als ob ich nicht der einzige bin, der sich schuldig fühlt und Angst vor unangenehmen Gesprächen hat, wenn er krank ist. Dieser Abschnitt richtet sich an Personen, die Ratschläge zum Umgang mit dieser Situation bei der Arbeit suchen.
Julia Esteve Boyd, eine Beraterin für Etikette mit internationalem Hintergrund in der Unternehmensetikette, sagt,
“Wiederkehrende Krankheiten sind problematisch, aber die meisten Arbeitgeber verstehen, wenn sie alle wichtigen Fakten kennen. “
Die Offenlegung Ihrer wiederkehrenden oder unsichtbaren Krankheit bei der Arbeit kann eine weitere Prüfung durch Ihren Chef oder die Personalabteilung auslösen. Deshalb ist es in Ihrem besten Interesse, die Richtlinien Ihres Arbeitgebers in Bezug auf Abwesenheiten zu untersuchen, bevor Sie sich mit diesem Thema befassen. Wenn sich in Ihrem Vertrags- oder Mitarbeiterhandbuch nichts über wiederkehrende Abwesenheiten befindet, fragen Sie Ihre Kollegen, ob sie jemanden kennen, der eine ähnliche Situation im Unternehmen hat. Sprechen Sie dann mit dieser Person, um zu erfahren, wie sie mit früheren Anträgen auf Krankheitsurlaub umgegangen ist und wie ihr Vorgesetzter und der Personalleiter damit umgegangen sind. Ihre Erfahrung gibt Ihnen einen Hinweis auf das, was Sie erwarten können.
Eva Doyle, eine Managerin mit mehr als 20 Jahren Erfahrung, empfiehlt Mitarbeitern mit wiederkehrender Krankheit, mit ihrem Manager über ihren Zustand zu sprechen, bevor sie einen Krankheitstag benötigen. Sie macht weiter,
"Bereiten Sie sich darauf vor, Ihren Plan zur Behandlung Ihres Zustands und dessen Auswirkungen auf Ihre Arbeit zu besprechen."
Auf diese Weise können Sie mit Ihrem Chef bei der Erstellung eines Notfallplans für Ihre Aufgaben zusammenarbeiten und so die Überraschungen minimieren, beispielsweise wenn Sie sich in einem Monat mehrmals krankschreiben.
Boyd und Doyle stimmen darin überein, dass Sie nur umständliche Gespräche über Ihre Krankheit und Symptome führen, dass Sie nur die wichtigen Details Ihres Zustands offenlegen. Sie können offenlegen, was Ihre Krankheit ist, und eine allgemeine Erklärung, wie sie Sie am Arbeiten hindert, wie Migräne, Schmerzen oder Fieber. Lassen Sie die feineren Details über das, was Sie durchmachen, aus. Ihr Chef wird glücklicher sein, wenn Sie nichts davon wissen.
Das Gesetz über Familien- und Krankenurlaub (FMLA) bietet Angestellten von in den USA ansässigen Arbeitgebern bis zu 12 Wochen unbezahlten Krankheitsurlaub für bestimmte medizinische Bedingungen, die sie für sich selbst oder ein Familienmitglied verwenden können. Prüfen Sie, ob Ihr Arbeitgeber unter das FMLA-Gesetz fällt, sodass Sie diese Leistung auch dann nutzen können, wenn Sie krankheitsbedingt sind, auch wenn Ihr Chef Ihnen nur ungern eine gibt.
Einpacken: E-Mail bei Sick the Right Way
Viele von Ihnen können sich nicht an alles in diesem Tutorial erinnern, wenn die Zeit kommt, die Sie benötigen, um krank zu werden. Das ist okay. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie diese Informationen benötigen, können Sie diesen Artikel mit einem Lesezeichen versehen, damit Sie später darauf zurückgreifen können.
Eine Sache, die Sie jedoch beachten sollten, ist die Einhaltung der Krankheitstage Ihres Unternehmens. Wenn Sie sich an die Anweisungen halten, wird sichergestellt, dass Sie am nächsten Tag, an dem Sie sich bei der Arbeit melden, für Ihren Krankenstand kein Schimpfen benötigt.
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